Dans une économie en constante évolution où chacun est appelé à innover et à s’adapter sans cesse, digitaliser sa formation est devenu une nécessité. En effet, seule une structure de formation numérique possède l’agilité nécessaire pour faire de l’apprentissage un avantage concurrentiel. Dans cet article en deux parties, nous allons explorer toutes les étapes à suivre pour digitaliser le contenu de la formation.
Les avantages à digitaliser la formation sont nombreux : décentralisation des écoles professionnelles, adaptation à un fort taux de croissance ou d’internationalisation, multiplication des taux d’engagement… L’idée est d’identifier celles qui auront le plus d’impact sur votre entreprise et d’établir un objectif commun autour d’elle au sein de votre organisation, afin que vous soyez en mesure de convaincre et de diriger le processus de prise de décision.
Identifiez vos objectifs managériaux
Comprendre les besoins des décideurs améliorera votre compréhension de la façon de présenter les avantages de votre projet.
Il n’est pas toujours facile de convaincre les équipes décisionnelles de la valeur des investissements réalisés dans les technologies d’apprentissage. Pour cela, il est nécessaire de comprendre leurs priorités et de montrer comment votre projet va les aider à y répondre.
Afin de construire une ébauche de projet convaincante, vous devez développer vos arguments avec rigueur et structure. Vous devrez déterminer une vision claire et précise de ce que vous voulez faire, ainsi que des impacts positifs que votre plan aura sur les activités de l’entreprise. Pour vous aider à y parvenir, nous avons identifié les problématiques des interlocuteurs avec lesquels vous pourriez venir travailler et les arguments que vous pourriez leur présenter. Il ne vous reste plus qu’à les adapter à votre structure.
Trouvez le bon partenaire / Comment choisir votre plateforme ?
Comprendre quelle plateforme LMS est la plus adaptée à votre problématique. Le choix d’une plateforme d’apprentissage est une décision critique. Pour éviter les erreurs et trouver la meilleure solution pour votre entreprise, il faut voir les choses étape par étape.
Définissez vos besoins
Définir précisément l’enjeu est un moment particulièrement critique du projet. En effet, c’est souvent à ce moment que surgissent des malentendus qui peuvent faire échouer de longues négociations (et vous faire perdre des mois dans l’avancée de votre projet). Alors avant de vous demander comment répondre fonctionnellement à vos problèmes, assurez-vous d’avoir défini vos besoins. Ce ne sera jamais du temps perdu ! Une fois cette base solide établie, vous pouvez passer à l’étape suivante.
Trouvez le partenaire idéal
Une fois que vous avez une vision claire de votre cahier des charges, il est temps de comparer les solutions qui existent sur le marché pour sélectionner celle qui est la plus adaptée. Nous vous conseillons de visiter les sites internet des différentes plateformes, de vous informer sur leurs cas d’utilisation et de lire leurs publications. Ensuite, la plupart des plateformes vous permettront de suivre un module de démonstration avec un commercial. Au cours de ce module, la solution et ses atouts vous seront présentés. Ces moments de contact sont importants car ils seront votre principale source d’information et de comparaison entre les différents acteurs. Prenez le temps de poser des questions et de dissiper les doutes que vous pourriez avoir. Une fois que vous avez clairement identifié les acteurs qui pourraient s’adapter à votre projet, vous pouvez passer à la phase de négociation.
Anticiper les points de blocage
Construire un projet de numérisation est une entreprise ambitieuse qui nécessite de profondes transformations au sein de l’entreprise. Afin de réussir la mise en œuvre du plan que vous avez créé, il est nécessaire d’anticiper les éléments qui pourraient empêcher sa concrétisation.
Danger 1 : Ne pas avoir de plan global
- Le danger : Si elle montre rapidement ses bénéfices, la transition vers la formation numérique nécessite un investissement initial conséquent (tant en termes de coûts que de temps). Le sous-estimer est très problématique car cela risque de mettre en danger le projet et de créer de grosses frustrations dans votre structure.
- La solution : les bonnes ressources pour réussir devraient être une partie essentielle du plan de retour en arrière que vous effectuerez.
Danger 2 : sous-estimer l’ampleur du changement
- Le danger : Vous l’aurez compris, la planification est un aspect fondamental de votre processus de numérisation de formation. Sans plan clair, réalisable et chiffré, vous courez le risque de sous-estimer des difficultés qui pourraient constituer un point de blocage pour vous.
- La solution : faites vos recherches et fixez-vous des objectifs réalisables. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à construire un plan de marche arrière précis sur la mise en œuvre de la formation numérique dans votre entreprise.
Danger 3 : Auditer les partenaires insuffisamment
- Le danger : Auditer ses différents partenaires s’effectue souvent à la va-vite. Pourtant, dans un projet de cette ampleur, il est essentiel d’éviter les imprévus ! S’engager avec un partenaire et se rendre compte, pendant le déploiement, que le partenaire ne sera pas en mesure de remplir certaines des fonctionnalités sur lesquelles vous vous êtes appuyé peut-être fatal au projet.
- La solution : Les plateformes d’apprentissage sont des outils complexes avec de nombreuses fonctionnalités. Prenez le temps de construire votre cahier des charges. A ce stade, inutile de courir, allez droit au but !
Présentez le plan avec des chiffres
Présentez le plan avec des chiffres
Montrez concrètement comment votre plan répondra à vos objectifs d’affaires en générant des revenus ou en économisant de l’argent. Un plan de digitalisation de la formation a un impact direct et positif sur les organisations. Pourtant, s’il est très facile de calculer le coût, il n’est pas toujours facile de modéliser clairement tous les avantages qu’il peut offrir. Pour vous aider, nous avons répertorié les principales catégories dans lesquelles la formation digitale a un impact financier direct. Il vous suffit de les appliquer à votre organisation et d’effectuer une estimation des coûts.
Coûts de déploiement
C’est le coût majeur que vous devrez considérer dans cette étude. À ce stade, il est important que vous modélisiez et compreniez correctement tous les coûts auxquels vous devrez faire face. Surtout:
- Coût des infrastructures
- Coût de création de contenu
- Coût de déploiement
- Coût de la prise en charge
Gains d’efficacité de la formation
Une structure numérique vous permettra de rendre votre service formation beaucoup plus efficace et de libérer du temps pour vous lancer dans des projets toujours plus ambitieux. Selon votre organisation, il existe de nombreuses sources de revenus ici :
- Frais de déplacement des formateurs et apprenants
- Les frais supportés par l’entreprise faute de formation des collaborateurs ou partenaires (indisponibilité des moyens de formation)
- Coûts physiques de la prestation de la formation (documentation, brochures…)
- Coûts d’opportunité (projets qui ne sont pas lancés par manque de ressources)
Nouveaux revenus
Développer une structure de formation numérique peut aussi vous permettre de faire croître vos revenus en agissant sur de nombreuses fonctions de l’entreprise. Voici une liste des éléments qui pourraient être affectés :
- Taux de fidélisation de la clientèle
- Une augmentation de l’efficacité des partenaires et des franchisés
- Vente de contenus
- Efficacité accrue de l’équipe
- Nouveaux contrats sécurisés grâce à une offre de formation digitale
- Vente de supports de formation à vos clients
Une fois tous ces éléments répertoriés et chiffrés, il est assez simple de modéliser le retour sur investissement de la transition numérique de la formation. C’est un atout clé pour crédibiliser votre action et montrer comment une organisation apprenante peut aider tous les collaborateurs de l’entreprise à atteindre leurs objectifs.
Soyez convaincant
Le meilleur moyen de convaincre est de favoriser un dialogue ouvert avec vos managers en leur montrant comment votre plan répondra à leurs enjeux. Après avoir entendu leurs problèmes, proposez-leur des solutions via une présentation convaincante.
Vous avez maintenant une vision plus claire de votre projet et de l’impact qu’il aura sur votre organisation. Il est temps de le partager et de construire une présentation pour gagner l’adhésion des décideurs. Cette phase est cruciale. En effet, c’est souvent sur la base de cette présentation que sera prise la décision d’allouer un budget à votre projet. Ce guide est destiné à vous aider à construire une présentation convaincante et à répondre à la plupart des objections que vous pourriez rencontrer.
Connaître le pitch de votre projet par cœur
Il est crucial que vous puissiez non seulement démontrer l’intérêt financier de votre projet pour l’entreprise, mais aussi le quantifier avec précision et soutenir la solidité de votre projet.
Viser la simplicité
Si un plan de transformation est une entreprise ambitieuse et complexe, il est primordial que vous puissiez le présenter simplement. Ne gardez que les éléments les plus importants. Vous devrez identifier les moments où il est nécessaire d’approfondir et ceux où il ne l’est pas si vous voulez garder l’attention de votre public.
Fais tes recherches
Vos interlocuteurs n’hésiteront pas à vous demander d’appuyer vos revendications par des preuves solides. Pour être convaincant, vous devrez disposer de données précises et pouvoir justifier des cas d’usage sur le sujet. Voici quelques sources qui pourraient vous aider dans vos recherches :
- Papiers blancs
- Rapports d’experts
- Sites Web spécialisés
- Témoignages et cas pratiques de déploiement du LMS avec lequel vous comptez travailler
Armez-vous contre les objections
Transformer l’apprentissage dans votre entreprise est une entreprise ambitieuse. Tout changement apporté à l’entreprise viendra avec son lot de réticences. Soyez-en conscient et armez-vous en conséquence en vous préparant à répondre à de telles objections exprimées par vos interlocuteurs.
Etes-vous prêt ? Comment réussir la configuration de la plate-forme ?
Une fois ces étapes franchies, seriez-vous prêt à pitcher si votre plan était accepté ? Préparez un budget et un plan d’actions précis à entreprendre avant d’attaquer votre projet.
Bien joué ! Votre plan a été accepté et vous êtes prêt à commencer à transformer votre entreprise en une organisation apprenante ! Après d’intenses négociations en interne et la construction d’un projet ambitieux, cette étape peut paraître secondaire, mais elle est particulièrement stratégique : elle vous permettra d’avoir une vision plus claire des étapes et du temps nécessaire pour réussir la mise en place de votre LMS.
Semaine 1 : Réunion de lancement
Il s’agit de la première rencontre avec les équipes Customer Success de la LMS que vous avez choisie. Cela vous permettra de clarifier vos ambitions éducatives et de construire un plan de mise en œuvre qui vous permettra de les atteindre.
Semaine 2 : Gérer la solution
En tant que chef de projet dans votre entreprise, il est essentiel que vous ayez une connaissance approfondie de votre LMS pour tirer pleinement parti de toutes les fonctionnalités de la solution. Assurez-vous que c’est le cas avant de passer à l’étape suivante.
Semaine 3-4 : Déploiement des formations
Une fois que vous maîtrisez parfaitement la solution, il est temps de créer les premiers modules de formation. Dans le cas de 360Learning, vous pouvez utiliser le contenu de formation que vous possédez déjà (la plateforme est compatible avec le format SCORM), ou le créer rapidement à l’aide de l’outil auteur intégré.
Semaine 4-6 : Rendre l’outil disponible
Cette étape est particulièrement importante car c’est à ce stade que vos collaborateurs feront leur première impression de l’outil que vous avez choisi d’utiliser. C’est souvent à ce moment que les salariés de l’entreprise décident d’adopter ou non le LMS. C’est pourquoi il est primordial que vous maîtrisiez ce premier contact avec la plateforme.
Semaine 6-10 : Construire des écoles professionnelles
Dans une organisation apprenante, l’apprentissage est une préoccupation partagée. En effet, dans ce type de structure, tous les collaborateurs doivent pouvoir partager de nouvelles techniques et éléments susceptibles d’améliorer leur connaissance de leur propre métier dans l’entreprise. Cette décentralisation de la production de contenus ne peut se faire du jour au lendemain, il faut pouvoir mettre en place des processus clairs et faire en sorte qu’ils soient adoptés et appliqués par l’entreprise. Votre rôle sera d’assurer la qualité du contenu et de permettre aux experts de s’approprier les techniques d’enseignement, ce qui est nécessaire pour un transfert de connaissances adéquat.
Semaine 20-30-40… : Analysez les résultats et adaptez-vous
Cette dernière étape est fondamentale et doit être répétée régulièrement. Elle consiste à suivre et analyser les données collectées sur votre LMS telles que le taux d’engagement, de réalisation, ou les interactions entre les membres. En effet, on peut comparer une organisation apprenante à un organisme vivant et indépendant. A la manière d’un biologiste ou d’un médecin, le formateur doit travailler pour le comprendre et permettre son développement. Vous aurez donc ici deux objectifs : le développement des interactions entre les apprenants et l’amélioration constante de la qualité des contenus de formation. Cet état d’esprit agile, fait de tests et d’ajustements constants, est une nécessité croissante. C’est grâce à ce mécanisme que vous apprendrez, améliorerez et développerez votre organisation apprenante, mois après mois.
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